Lediga jobb som Chefssekreterare i Motala

Se lediga jobb som Chefssekreterare i Motala. Genom att välja en specifik arbetsgivare kan du även välja att se alla jobb i Motala som finns hos arbetsgivaren.

Ledningssekreterare, Gemensamma ledningsförvaltningen

Ansök

Vill du bli vår nya kollega? I Motala, Östergötlands sjöstad, är vi öppna, stolta och nyskapande. Vår kommun är rätt plats för att bidra, utvecklas och trivas. Med ett ansvarsfullt uppdrag anpassar vi oss till förändringar och agerar för utveckling av ett hållbart sjöstadsliv i Motala kommun.

Tillsammans gör vi livet bättre!

Gemensamma ledningsförvaltningen består av verksamhetsområdena Demokrati & service, Ekonomi & upphandling, Arbetsliv & digital teknik, Strategisk samhällsplanering, Räddningstjänst & säkerhet, samt staben.

Förvaltningen har till uppdrag att leda, stödja och samordna hela kommunorganisationen på kommunstyrelsens uppdrag. Detta görs genom att ha kundens behov i fokus samt att vi har en helhetssyn och gemensamma arbetssätt. Vi är en lärande organisation som främjar nyskapande och lärande av både omvärld och varandra.

Du kommer tillhöra staben på gemensam ledningsförvaltning som ansvarar för kommunövergripande verksamhetsledning, organisering och styrning. Staben riktar sitt stöd till kommunövergripande lednings- och styrgrupper samt bolagsstyrelser och har ett strategiskt och samordnande ansvar för ägarstyrning, lokalförsörjning, koncernstyrning och digitalisering.

1 plats(er).

ARBETSUPPGIFTER
I rollen som ledningssekreterare får du en central roll i att skapa ordning, samordning och kvalitet i kommunens ledningsgruppsarbete.

Du följer ärenden genom hela processen från att de uppstår till att beslut är fattade, skickade vidare och följs upp. Du kommer även arbeta med utrednings- eller samordningsuppdrag. Dina arbetsuppgifter kommer bland annat innebära planering av möten, ärendeberedning, möteshantering, expediering och uppföljning av beslut. Du kvalitetssäkrar handlingar och beslutsunderlag och upprättar självständigt vissa ärenden och förbereder sammanställningar och presentationer. Du kommer också att delta i årsplanering av möten och agendor.

Du kommer ha ett nära samarbete med kommundirektören och biträdande förvaltningschefen vid gemensam ledningsförvaltning och kommer att utgöra stöd till kommunens ledningsgrupp och flera kommunövergripande styrgrupper. Ditt ansvarsområdet omfattar även administration av kommunens bolag. Vi arbetar med ärendehanteringssystemet Ciceron. I uppdraget ingår även att göra bokningar och vissa beställningar.

Rollen passar dig som trivs med att skapa struktur, ta ansvar och hålla ihop helheten.

KVALIFIKATIONER
Vi söker dig som har en högskoleutbildning med samhällsvetenskaplig inriktning, till exempel som statsvetare, rättsvetare eller annan utbildning som vi bedömer likvärdig. Du bör har erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete nära en ledningsfunktion och är van att arbeta självständigt. Det är meriterande om du har erfarenhet av protokollskrivning och av arbete i en politiskt styrd organisation med god förståelse för dess beslutsprocesser.

Du uttrycker dig mycket väl på svenska i tal och skrift och kan anpassa ditt språk efter mottagare och sammanhang. Du är trygg i att arbeta med digitala verktyg, sätter dig snabbt in i nya system och använder dem på ett effektivt sätt.

Som person är du strukturerad och planerar ditt arbete på ett genomtänkt sätt. Du håller tidsramar och ser till att uppgifter blir slutförda i tid. Du är analytisk och kan ta in mycket information utan att tappa överblicken. Samtidigt är du lösningsorienterad och hittar vägar framåt när något behöver justeras. I din roll behöver du vara trygg i dig själv och ha förmåga att självständigt ta ansvar och driva ditt arbete framåt. Samtidigt arbetar du nära ledning och andra funktioner, vilket kräver att du är samarbetsorienterad, serviceinriktad och bidrar till goda relationer och ett professionellt samarbete.

Anställningsform: Tillsvidareanställning.
Varaktighet: Tillsvidare.
Arbetstid: Flexarbetstid

Läs mer om våra förmåner och att arbeta i Motala kommun på motala.se/arbete.

För att läsa mer om kommunen i övrigt kan gå in på motala.se

Tillsättning sker under förutsättning av vederbörliga beslut.

Vänligen respektera att vi undanber oss all direktkontakt från bemannings- och rekryteringsföretag, som vi inte har avtal med, samt försäljare av ytterligare platsannonser. Visa mindre

Ansök

Ledningssekreterare till Hälso- och sjukvårdens stab

Ansök

Gillar du att vara spindeln i nätet och ha koll på läget? Vill du bidra till hälsa och vård i världsklass och göra skillnad för Östergötlands medborgare? Då kanske du är den vi söker!

Ledningssekreterarna inom Hälso- och sjukvårdens stab arbetar med olika administrativa uppgifter främst gentemot centrumledningarna.

Enheten består av 12 personer som ska leverera ett jämlikt administrativt stöd till våra 11 centrum och verksamheter inom staben. Den person vi nu söker kommer att jobba med Närsjukvården i västra Östergötland och Verksamhetsförlagd utbildning.

Närsjukvården i västra Östergötland (NSV)
Närsjukvården ansvarar för huvuddelen av invånarnas akuta och vanliga behov av specialistvård. Inom närsjukvården finns öppenvård med mottagningar, sjukhusvård och akut vård samt mobila team för vård i patienternas hem. Verksamheterna i NSV finns på Lasarettet i Motala. En viktig uppgift för närsjukvården är samverkan med kommunal hälso- och sjukvård, primärvård, övrig specialiserad och privat vård. I uppdraget ligger också forskning och utbildning. NSV har ungefär 600 medarbetare.

Beställningsuppdrag praktikplatser
Regionens sjukvårdande verksamheter har tre parallella huvuduppdrag: hälso- och sjukvård, forskning och utbildning. Årligen produceras drygt 20 000 praktikveckor i regionens verksamheter, inkl. platser för gymnasieskolor och yrkeshögskolor. Region Östergötland levererar praktik inom ett 40-tal olika utbildningsprogram- och inriktningar för drygt 20 olika skolor och lärosätens räkning. Som ett administrativt stöd till verksamheten finns tre utsedda beställningsmottagare.

Arbetsbeskrivning
I rollen som ledningssekreterare ansvarar du för att ge ett kvalificerat administrativt stöd och god service till chefer, stabsresurser och medarbetare. Du ingår i det närmaste stödet till centrumcheferna tillsammans med ytterligare roller i staben: ekonomiansvarig, HR-ansvarig och utvecklingsansvarig för respektive centrum.

Ditt huvuduppdrag består av administrativa arbetsuppgifter såsom personaladministration i Heroma, mötesadministration, hantering av fakturor, bokningar/beställningar och diarieföring. Andra förekommande uppdrag kan vara IT-resurs, arkivering, avvikelsehantering, HR-administration, utbildningsadministration, skapa/administrera enkäter och webredigering. I ditt arbete ingår också att initiera och driva/delta i kvalitets- och utvecklingsarbete inom det administrativa området.

Funktionen beställningsmottagare innebär att du är vägen in i frågor som rör praktik på vårdutbildningarna. Du är kontaktperson i frågorna och avlastar chefer i vårdverksamheten. Du inventerar antalet platser och är involverad i beställningsprocessen inför varje termin. Du hanterar löpande förfrågningar under pågående termin. Du ansvarar för att verksamheten får tillgång till beställningen av praktikplatser i vårt IT-stöd. Du ansvarar även för att huvudhandledare och kontaktpersoner har kännedom om beställningsrutinerna och har tillgång till läsbehörighet i vårt IT-stöd.

Utbildning och erfarenhet
Vi söker dig som har god erfarenhet av att arbeta med administration där ordning och struktur tillsammans med en hög servicenivå är ett krav. Det är meriterande med tidigare erfarenhet och kunskap om regionens vårdverksamhet.

Vi vill att du har minst gymnasieutbildning men gärna vidareutbildning med inriktning på administration, IT eller liknande. Tjänsten kräver goda kunskaper i Officepaketet och vi ser gärna att du har vana att lära dig nya IT-system.

Personliga egenskaper

Som person är du tillmötesgående och har intresse, vilja och förmåga att hjälpa andra. Du samarbetar bra med andra människor och planerar och prioriterar ditt arbete på ett effektivt sätt. Du är positiv och ser möjligheter med förändringar och kan tänka om vid oförutsedda situationer. Du är lyhörd för verksamhetens behov och utför dina uppgifter med noggrannhet och professionalitet.

Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet. Om din profil matchar vår kravbild och du vill arbeta i en öppen kultur med förändringsanda och tillsammans med en bredd av kompetensområden kan du vara den vi söker.

Varmt välkommen in med din ansökan! Om du behöver hjälp med att registrera i systemet, kontakta kundtjänst Stöd och service, 010-103 60 00, under kontorstid.

Till bemannings-, förmedlings- och rekryteringsföretag och till dig som är försäljare:
Vi undanber oss vänligen men bestämt direktkontakt med bemannings-, förmedlings- och rekryteringsföretag samt andra externa aktörer och försäljare av ytterligare jobbannonser. Region Östergötland har upphandlade avtal. Visa mindre

Ansök