Lediga jobb som Nämndsekreterare i Motala

Vill du bli vår nya kollega? I Motala, Östergötlands sjöstad, är vi öppna, stolta och nyskapande. Vår kommun är rätt plats för att bidra, utvecklas och trivas. Hos oss får du arbeta med engagerade kollegor, utveckla dig inom ditt område och jobba med det viktigaste som finns.

Gemensamma ledningsförvaltningen består av verksamhetsområdena Digitalisering/Beredningsstöd, Strategisk samhällsplanering, HR, Kommunikation samt Planering och uppföljning. Förvaltningen har till uppdrag att leda, stödja och samordna hela kommunorganisationen på kommunstyrelsens uppdrag. Detta görs genom att ha kundens behov i fokus samt att vi har en helhetssyn och gemensamma arbetssätt. Vi är en lärande organisation som främjar nyskapande och lärande av både omvärld och varandra.

Den administrativa enheten inom verksamhetsområdet digitalisering och beredningsstöd består av 10 medarbetare och leds av en administrativ chef. Enheten ansvarar för kommunens centralarkiv och föreningsarkiv. Enheten sköter arkivvård och tillhandahållande av arkivhandlingar för allmänheten, svarar för rådgivning och tillsyn i arkivfrågor samt bevakar kulturarvsfrågorna. Enheten har även ansvaret för administrationen kring kommunfullmäktige och dess beredningar, kommunstyrelsen med sina utskott, valnämnden och krisledningsnämnden samt administrationen av kommunala bolag tillsammans med andra enheter. Enheten ansvarar genom vaktmästeriet även för kommunhusets skötsel samt för posthanteringen inom kommunen.

ARBETSUPPGIFTER
Vi söker nu dig som brinner för informationshantering och arkiv. Som en av två kommunarkivarier kommer du att spela en viktig roll i att utveckla Motala kommun inom området.

Kommunen befinner sig i en digital omställning där e-arkiv och digital informationshantering är viktiga komponenter i informationsförsörjningen. Detta innebär intressanta utmaningar och en möjlighet att vara med och påverka arbetet i kommunen som helhet.
I rollen som kommunarkivarie kommer du att ha en central roll att stötta och utveckla arkiv- och informationsförvaltningen tillsammans med våra verksamheter. Här ingår att leda och driva utvecklingen av digitalt långsiktigt bevarande. Det innebär också att förvalta kommunens e-arkiv samt att förbereda och genomföra digitala leveranser från kommunens förvaltningar.

I dina arbetsuppgifter ingår även att utföra traditionella arkivarieuppgifter som att göra tillsyn, vårda arkiv, genomföra internutbildning i arkiv- och informationshantering samt andra förekommande arbetsuppgifter inom arkivområdet. Du kommer att ha ett nära samarbete med andra specialister inom IT, informationshantering, informationssäkerhet och informationsarkitektur.

KVALIFIKATIONER
Vi söker dig som har högskoleutbildning inom arkiv- och informationsvetenskap eller har motsvarande utbildning/erfarenhet som arbetsgivaren bedömer som likvärdig. Du ska ha kunskap om de regelverk som styr arkiv- och informationshantering. Du ska ha tidigare erfarenhet av digital informationshantering och långsiktigt digitalt bevarande, gärna i offentlig verksamhet. Har du dessutom studerat systemvetenskap ser vi det som meriterande.

Du kommer ha ett stort eget ansvar och vi förväntar oss att du är van vid att arbeta både strategiskt och operativt för att skapa bestående resultat. Ditt arbete ska bidra till att utveckla och förenkla vår verksamhet när det gäller hanteringen av information och arkiv.
Eftersom du kommer ha både interna och externa kontakter behöver du vara social, serviceinriktad och pedagogisk. Det är viktigt att du har en god samarbetsförmåga samtidigt som du kan arbeta självständigt med dina arbetsuppgifter. Du måste tycka om och ha fallenhet för struktur, ordning och reda samt vara noggrann. Du har god förmåga att uttrycka dig på svenska i både tal- och skrift och du kan anpassa din kommunikation till olika målgrupper.

Då vi går mot digital hantering av såväl dokument som information behöver du ha mycket god förståelse för de möjligheter som den digitala tekniken erbjuder. Du behöver också ha förmågan att nyttja dessa möjligheter på ett rättssäkert sätt. Du har även lätt för att förstå processer och har förmågan att bidra till processförbättring inom området.

ÖVRIGT
Vänligen respektera att vi undanber oss all direktkontakt från bemannings- och rekryteringsföretag, som vi inte har avtal med, samt försäljare av ytterligare platsannonser. Visa mindre

Vill du bli vår nya kollega? I Motala, Östergötlands sjöstad, är vi öppna, stolta och nyskapande. Vår kommun är rätt plats för att bidra, utvecklas och trivas. Hos oss får du arbeta med engagerade kollegor, utveckla dig inom ditt område och jobba med det viktigaste som finns.

Gemensamma ledningsförvaltningen består av verksamhetsområdena Digitalisering/Beredningsstöd, Strategisk samhällsplanering, HR, Kommunikation, Stöd och administration samt Planering och uppföljning.

Förvaltningen har till uppdrag att leda, stödja och samordna hela kommunorganisationen på kommunstyrelsens uppdrag. Detta görs genom att ha kundens behov i fokus samt att vi har en helhetssyn och gemensamma arbetssätt. Vi är en lärande organisation som främjar nyskapande och lärande av både omvärld och varandra.

Den administrativa enheten inom verksamhetsområdet stöd och utveckling består av 10 medarbetare och leds av en administrativ chef. Enheten har ansvar för administrationen kring kommunfullmäktige och dess beredningar, kommunstyrelsen med dess utskott, valnämnden och krisledningsnämnden samt administrationen av kommunala bolag tillsammans med andra enheter. Framöver kommer enheten också att ansvara för bildningsnämnden. Enheten ansvarar vidare för kommunens centralarkiv och föreningsarkiv. Enheten sköter arkivvård och tillhandahållande av arkivhandlingar för allmänheten, svarar för rådgivning och tillsyn i arkivfrågor samt bevakar kulturarvsfrågorna. Enheten ansvarar genom vaktmästeriet även för kommunhusets skötsel samt för posthanteringen inom kommunen.



ARBETSUPPGIFTER
Dina huvudsakliga arbetsuppgifter som nämndsekreterare blir att vara sekreterare i bildningsnämnden och upprätta kallelser, dagordning och protokoll m.m. Arbetet sker i nära samarbete med nämndens politiker, förvaltningschef och verksamhetschefer. Du kommer exempelvis vara med i bildningsnämndens arbetsutskott, det innebär kontakt med förvaltningschefer och politiker inför möten om aktuella gemensamma ärenden. Du kommer även sammanställa kallelser, kalla berörda tjänstemän och föra minnesanteckningar/protokoll vid mötena.

Dina arbetsuppgifter som registrator består av löpande diarieföring i kommunens ärendehanteringssystem. Du hanterar och scannar inkommande post och andra handlingar. Du bevakar bildningsnämndens e-postlåda och system för synpunktshantering. Du kommer också att vara delaktig i bildningsnämndens arkivvård, där arkivering ingår som en arbetsuppgift.

Du bidrar till att upprätthålla en god struktur och ordning på bildningsnämndens handlingar. I tjänsten ingår även att ha kontakter med och lämna ut information till myndigheter, allmänhet och media samt stötta verksamheterna i frågor som rör diariet. Andra typer av administrativa uppgifter kan förekomma och prioriteras efter behov och du fungerar som ersättare för enhetens övriga sekreterare.

Tillsammans med dina kollegor på administrativa enheten är du med och planerar och utvecklar kommunens administrativa processer som kommer att vara i fokus under det närmaste året.

KVALIFIKATIONER
Vi söker dig som är högskoleutbildad, gärna med statsvetenskaplig eller juridisk inriktning, eller annan utbildning i kombination med erfarenhet som arbetsgivaren bedömer lämplig. Arbetslivserfarenhet inom en politiskt styrd organisation är meriterande. Det är önskvärt att du har kunskap om grundläggande lagstiftning så som förvaltningslag, kommunallag, offentlighet- och sekretesslag.

Som person är du är noggrann och kvalitetsmedveten. Du planerar, organiserar och prioriterar arbetet på ett effektivt och rättssäkert sätt. Du tar ansvar för dina uppgifter och strukturerar själv ditt angreppssätt, driver dina processer vidare och är noga med att sätta upp och hålla tidsramar. Du ser möjligheterna i förändringar och har lätt att anpassa dig till ändrade omständigheter. Vi ser att du har en mycket god förmåga att samarbeta med andra människor och relaterar till dem på ett lyhört och smidigt sätt. Vidare behöver du vara noggrann, ha förmåga att skapa ordning och struktur, ha en utpräglad servicekänsla och förmåga att agera självständigt likväl som att arbeta i grupp. Du ska kunna uttrycka dig väl i både tal och skrift. Du har ett digitalt arbetssätt då vi strävar mot en helt digital ärendehantering.

ÖVRIGT
Vänligen respektera att vi undanber oss all direktkontakt från bemannings- och rekryteringsföretag, som vi inte har avtal med, samt försäljare av ytterligare platsannonser. Visa mindre

Vill du bli vår nya kollega? I Motala, Östergötlands sjöstad, är vi öppna, stolta och nyskapande. Vår kommun är rätt plats för att bidra, utvecklas och trivas. Hos oss får du arbeta med engagerade kollegor, utveckla dig inom ditt område och jobba med det viktigaste som finns.

Socialförvaltningen omfattar kommunens socialkontor, sociala resursverksamhet, äldreomsorg, hemsjukvård samt en förvaltningsstab. Tjänsten nämndsekreterare är placerad på förvaltningsstaben. Staben har till huvuduppgift att stötta verksamheterna inom IT, arkiv, juridik, upphandling, projektledning, nämndadministration m.m. Staben får även uppdrag som initieras av den politiska organisationen som är knuten till förvaltningen. Staben leds av biträdande socialdirektör.



ARBETSUPPGIFTER
Dina huvudsakliga arbetsuppgifter som nämndsekreterare är att vara sekreterare för socialnämnden och dess arbetsutskott och andra tillhörande forum som exempelvis ärendeberedning. Arbetet omfattar planering av sammanträdanden och möten, sammanställa kallelser, skriva protokoll, expediera beslut, publicera kallelser och protokoll på kommunens hemsida. Du är också med och samordnar olika studiebesök, utbildningar och arrangemang m.m. för socialnämnden. Du kommer också att ha en roll som sekreterare i andra forum med koppling till det politiska arbetet. Du är ett administrativt stöd till socialnämndens ordförande.

I tjänsten ingår även att handlägga mindre ärenden och utreda uppkomna frågeställningar, stötta upp med diarieföring och posthantering. Du får möjlighet att utveckla och planera administrativa processer kopplat till nämnden och tjänstemannaorganisationen. Du har ett uppdrag att hålla ihop förvaltningens arbetsgrupp avseende GDPR.

Du samverkar och har mycket kontakter med nämndens ledamöter, förvaltningens huvudregistrator, sekreteraren för socialnämndens myndighetsutskott, handläggare, chefer samt funktioner inom förvaltningsstaben. Du ingår även i kommunens nätverk för nämndsekreterare och registratorer. Mediala kontakter förekommer.


KVALIFIKATIONER
Vi söker dig som har en eftergymnasial utbildning, gärna inom juridik, statsvetenskap, offentlig förvaltning eller motsvarande som bedöms vara relevant för uppdraget. Du ska ha arbetslivserfaren, och erfarenhet av kvalificerade administrativa arbetsuppgifter. Du kan uttrycka dig väl i både tal och skrift på svenska. Det är önskvärt om du har erfarenhet av att arbeta i en politiskt styrd organisation samt kunskap om grundläggande lagstiftning så som kommunallag, offentlighet och sekretess samt förvaltningslag.

Som person är du är noggrann och väl medveten om mål och kvalitetsstandard. Du planerar, organiserar och prioriterar arbetet på ett effektivt sätt. Du tar ansvar för dina uppgifter och strukturerar själv ditt angreppssätt, driver dina processer vidare och är noga med att sätta upp och hålla tidsramar. Du ser möjligheterna i förändringar och har lätt att anpassa dig till ändrade omständigheter. Vi ser att du har en mycket god förmåga att samarbeta med andra människor och relaterar dig till dem på ett lyhört och smidigt sätt.

Vi ser fram emot din ansökan!

ÖVRIGT
Tillsättning sker under förutsättning av vederbörliga beslut.

Vänligen respektera att vi undanber oss all direktkontakt från bemannings- och rekryteringsföretag, som vi inte har avtal med, samt försäljare av ytterligare platsannonser. Visa mindre