Lediga jobb som Personaladministratör/Personalassistent i Motala

Vill du bli vår nya kollega? I Motala, Östergötlands sjöstad, är vi öppna, stolta och nyskapande. Vår kommun är rätt plats för att bidra, utvecklas och trivas. Som vår medarbetare har du ett ansvarsfullt uppdrag att tillsammans med oss anpassa arbetet till förändringar och agera för att utveckla ett hållbart sjöstadsliv i Motala kommun.



ARBETSUPPGIFTER
Vi söker en medarbetare till ett vikariat som koordinator vikarieplanering inom det nya verksamhetsområdet Gemensam personal- och schemaförsörjning, GPS. Du kommer ingå i enheter Vikarie och Rekrytering och ansvara för att möta behovet av timvikarier från socialförvaltningens olika verksamheter. Till största del ansvarar du för hanteringen av vikariebeställningar som kommer in via bemanningssystemet. I denna tjänst ingår även att vid behov kunna arbeta med detaljplanering av vård och omsorgsinsatser inom hemtjänsten och stötta enheten Schema och Planering.

Arbetet innebär att du behöver lägga ett stort pussel varje dag. Du kommer främst att arbeta i bemanningssystemet Time Care Pool där ett nära samarbete med enheter och chefer är en viktig del i arbetet. Andra system som du kommer att arbeta i är Time Care Planering Multi Access, Winlas, VIVA och vid behov system såsom Welfare, IPA, Personec med flera. Med hjälp av bemanningssystemet planerar du in så att rätt vikarie med rätt kompentens, hamnar på rätt arbetsplats på rätt tid. Det kan handla om både akuta kortsiktiga behov och planerade långsiktiga behov som semester eller annan frånvaro. I rollen ingår även att se över vikariebehov i verksamheterna, planera och boka in introduktioner både för de tillsvidareanställda medarbetarna i personalpool och de timanställda. Du utför kontroll av tidsregler kopplat till dygnsvila och veckovila enligt arbetstidslagen och har löpande dialog med olika roller från olika verksamheter. I uppdraget ingår att följa upp vikarietillsättning och resursnyttjande samt tillse underlag till chef inför månatliga uppföljningar. Vidare kommer du utbilda nya medarbetare i systemet Time Care Pool. Du behöver vara trygg i att ha uppföljande samtal med vikarier vid exempelvis introduktioner och kunna ge feedback.

I rollen ingår det även att vara behjälplig i enhetens arbete med rekrytering, såsom att hålla i intervjuer och vid behov utföra administrativa arbetsuppgifter kopplat till rekrytering. I rollen är det viktigt att hålla sig informerad och uppdaterad samt kunna samarbeta och bemöta andra på ett lyhört vis. Du behöver även trivas med att ha många kontakter både via telefon och mail. Du behöver kunna anpassa, utveckla och lära dig nytt efter förändrade krav och förutsättningar med anledning av att det är ett nytt verksamhetsområde. Helgtjänstgöring ingår i tjänsten.

KVALIFIKATIONER
• En fullständig gymnasieutbildning eller annan utbildning som arbetsgivaren bedömer likvärdig.
• Erfarenhet av bemanningsplanering, gärna inom en större organisation.
• Någon form av erfarenhet av att arbeta i bemanningsplaneringssystem / IT-baserade stödsystem exempelvis Personec, TimeCare, Winlas och TimePool.
• Mycket god IT-vana och grundläggande datakunskaper.
• Mycket god svenska i tal och skrift.
• Kunskaper om arbetsrätt, LAS och arbete i en politiskt styrd organisation eller liknande verksamhet.

Meriterande:

• Tidigare erfarenhet av detaljplanering av vård- och omsorgsinsatser
• Erfarenhet av arbete i verksamheter med dygnet-runt-drift 
• B-Körkort

Vi söker dig som:

• Arbetar enligt en tydlig process där du slutför det du påbörjat. Du sätter upp tidsramar och håller deadlines.
• Arbetar bra med andra människor. Relaterar sig till dem på ett lyhört och smidigt sätt. Du kan anpassa dig och hittar win-win-lösningar genom ett prestigelöst fokus på det gemensamma målet.
• Du har de resurser som krävs för förändring eller problemlösning. Du gör ditt bästa genom att göra det du kan just nu. Du hittar snabbt lösningar på uppkomna problem.
• Du har lätt för att anpassa, utveckla och lära dig nytt efter förändrade krav, förutsättningar eller omständigheter. Du ser möjligheter i ändringar och kan också ändra ditt synsätt och förhållningsätt.

ÖVRIGT
Läs mer om våra förmåner och att arbeta i Motala kommun på motala.se/arbete.

För att läsa mer om kommunen i övrigt kan gå in på motala.se

Tillsättning sker under förutsättning av vederbörliga beslut.

Vänligen respektera att vi undanber oss all direktkontakt från bemannings- och rekryteringsföretag, som vi inte har avtal med, samt försäljare av ytterligare platsannonser. Visa mindre

Att bo i Motala är att välja ett vattennära boende i bra prisklass, med närhet till det mesta.

Det kallar vi vardagslyx! På bekvämt cykelavstånd nås så väl natur och stadsliv. Tillsammans med ett bekvämt pendlingsavstånd till Linköping och andra större städer ger det goda möjligheter till ett rikt liv. Välkommen till https://motalasjostad.se/

Medicinska specialistkliniken (MSK) på Lasarettet i Motala, bedriver en bred internmedicinsk verksamhet med akutmottagning, 55 vårdplatser, specialistmottagningar samt specialiserad hemsjukvård så väl palliativ som akut. Vi har det mindre sjukhusets fördelar med en vänlig och familjär atmosfär, korta beslutsvägar och en stor vilja att vidareutveckla våra arbetssätt.

En av klinikens erfarna personalsamordnare går i pension efter sommaren och vi söker nu hennes efterträdare. Som personalsamordnare kommer du att tillhöra klinikens administrativa enhet som består av cirka 30 medarbetare varav 6 arbetar som personalsamordnare.  

Vill du bli en av oss – välkommen med din ansökan!



Arbetsbeskrivning
I rollen som personalsamordnare är du en viktig nyckelperson på vår klinik och har ofta den första viktiga kontakten med olika medarbetare och studenter. Din insats är betydelsefull för en god och patientsäker vård genom att säkerställa att klinikens medarbetare får en god arbetsmiljö genom god schemaplanering och bra introduktion.

Du kommer att ingå i ett team av flera personalsamordnare, men arbetar främst som  personaladministrativt stöd till vårdenhetschefer och medarbetare på MAVA/MOA. Där kommer du att:

- Arbeta i personaladministrativa IT-stöden Heroma och Tessa.
- Medverka i schemaplanering (semester och utbildningsplanering)
- Hantera enhetens bemanningssituation på ett sådant sätt att bemanningsplaneringen sätts i relation till arbetsbelastning och en god hushållning.
- Hantera korttidsfrånvaro.
- Bistå i personaladministrativa uppgifter såsom anställningsunderlag med mera.
- Planera för nyanställda och introducera i Heroma Webb och Kom och Gå.
- Ansvara för sjuktelefon enligt schema.

Som personalsamordnare arbetar du dagtid på vardagar, men det kan bli aktuellt med arbete även kvällar och helger. #LI-Onsite 

Utbildning och erfarenhet
Vi ser gärna att du har en formell utbildning och erfarenhet inom personaladministration. Du bör ha goda kunskaper om arbetsrätt och regler inom arbetslivet.

Vi söker efter dig som är en fena på olika IT-system och digitala lösningar och att du har formell kompetens och erfarenhet av att arbeta i Heroma och Tessa samt är van att arbeta i olika Officeprogram. För att lyckas i rollen behövs även goda kunskaper i svenska språket, både i tal och skrift.

Personliga egenskaper
I rollen som personalsamordnare finns det en stor variation av arbetsuppgifter och den ena dagen är inte den andra lik. Det är därför av vikt att du är en lösningsorienterad och serviceinriktad person som har lätt för att anpassa dig till förändrade omständigheter och ser möjlighet i förändringar.

Samtidigt är du trygg som person och har förmåga att skilja det personliga och det professionella i dina relationer.  Du ser till helheten, har en god pedagogisk förmåga och vägleder övertygande chefer och medarbetare om lagar och regler kring arbetstid och schemaläggning, genom att vara bra på att lyssna, kommunicera och lösa konflikter på ett smidigt sätt.

Ansökan och anställning
Läs gärna om https://www.regionostergotland.se/ro/jobb-och-utbildning/dina-formaner hos oss. 


Inför anställning i ett patientnära arbete inom Region Östergötland kommer du att få fylla i en https://ledsys.lio.se/Document/Document?DocumentNumber=54500.


Varmt välkommen in med din ansökan! Om du behöver hjälp med att registrera i systemet, kontakta kundtjänst Stöd och service, 010-103 60 00, under kontorstid.

Till bemannings-, förmedlings- och rekryteringsföretag och till dig som är försäljare:
Vi undanber oss vänligen men bestämt direktkontakt med bemannings-, förmedlings- och rekryteringsföretag samt andra externa aktörer och försäljare av ytterligare jobbannonser. Region Östergötland har upphandlade avtal. Visa mindre

Vill du bli vår nya kollega? I Motala, Östergötlands sjöstad, är vi öppna, stolta och nyskapande. Vår kommun är rätt plats för att bidra, utvecklas och trivas. Hos oss får du arbeta med engagerade kollegor, utveckla dig inom ditt område och jobba med det viktigaste som finns.

ARBETSUPPGIFTER
Nu välkomnar vi en koordinator som vill arbeta med varierande arbetsuppgifter i en stödjande funktion för chef och medarbetare inom äldreomsorgen. Som koordinator får du en central och värdefull roll på vår bemanningsenhet vilken innebär att du kommer ha många bollar i luften. Arbetet är varierande och föränderligt då bemanningsenheten svarar på verksamhetens olika behov av vikarier. I rollen krävs att se äldreomsorgens helhetsbehov och bemanningsenhetens roll i verksamheten. Ditt ansvarsområde är att tillsammans med oss fortsätta att utveckla bemanningsverksamheten inom äldreomsorgen. Du arbetar nära enhetschefen och kan vara den som företräder bemanningsenheten i olika frågor. Du kommer att fungera som ett personaladministrativt stöd och ha ett nära samarbete med chefer, administratörer samt HR-partners. I tjänsten ingår att följa upp bemanningen och vara ett stöd till bemanningschef i rehabiliteringsprocesser vilket förutom samtal med medarbetare även innebär kontakter och samordning tillsammans med andra samarbetspartners och myndigheter. Du kommer också delvis ansvara för bemanning och schemaläggning i form av rekrytering av vikarier och planering inför semesterperioder samt arbeta för att äldreomsorgen ska ha en bibehållen hög grad av utbildade undersköterskor i verksamheten.

KVALIFIKATIONER
Vi söker dig som har en högskola eller universitetsutbildning med inriktning personal och arbetslivsfrågor eller annan inriktning som arbetsgivaren bedömer likvärdig. Det ställs krav på att du har god kommunikativ förmåga och kan uttrycka dig väl i svenska både i tal och skrift. Goda datakunskaper är en förutsättning för tjänsten samt lätt för att lära dig system och program. Du skall ha erfarenhet av att arbeta med rehabiliteringsprocessens olika delar samt samverkan med myndigheter och andra samverkanspartners med gemensamma intressen. Då tjänsten kommer innebära flertalet individuella samtal är det önskvärt med utbildning i samtalsmetodik.
Som person är du engagerad och bidrar till delaktighet och samsyn. Du uttrycker en positiv syn till verksamheten och handlar lojalt med fattade beslut och relevanta styrdokument. Du tycker om att ta kontakter och bygga upp nya samarbeten i gemensamma frågor. Du tar ansvar för dina arbetsuppgifter och kan självständigt driva processer vidare. Du kan strukturera och prioritera i arbetsuppgifter samt förhålla dig till tidsramar. Du ser möjligheter i förändringar, anpassar dig och trivs med ett flexibelt arbete. Det är viktigt att du är samarbetsvillig och lyhörd, kommunicerar samt löser konflikter på ett konstruktivt sätt.


ÖVRIGT
Tillsättning sker under förutsättning av vederbörliga beslut.

Vänligen respektera att vi undanber oss all direktkontakt från bemannings- och rekryteringsföretag, som vi inte har avtal med, samt försäljare av ytterligare platsannonser. Visa mindre

Vill du bli vår nya kollega? I Motala, Östergötlands sjöstad, är vi öppna, stolta och nyskapande. Vår kommun är rätt plats för att bidra, utvecklas och trivas. Hos oss får du arbeta med engagerade kollegor, utveckla dig inom ditt område och jobba med det viktigaste som finns.

Vi gillar dig – och vi hjälper dig att utvecklas. Vår mission är att barn och vuxna tillsammans ska utvecklas till kreativa, positiva individer som väljer livsglädje. Därför erbjuder vi en bred och djup verksamhet där vi ger dig möjligheterna, oavsett vilka mål du har. Motala ska vara en attraktiv och innovativ del av östgötaregionen där det är enkelt att bo och verka. Det är också vår drivkraft inom bildningsförvaltningen.

Verksamhet grundskola/särskola är en del av Bildningsförvaltningen. Verksamheten omfattar 21 grundskolor samt grundsärskola och det totala antalet elever är ca 4500. Fem av grundskolorna är högstadieskolor medan de övriga, med något enstaka undantag, omfattar åk F-6. I verksamheten ingår även fritidshem.

Ekenässkolan (skolår F-6 och fritids) ligger i en mångkulturell stadsdel i Motala vilket gör att vi arbetar mycket med språkutvecklande arbetssätt i alla skolämnen. Vi har flera års erfarenhet av att använda IKT i undervisningen. Vår fritidsverksamhet förlägger regelbundet aktiviteter utomhus och arbetar även med organiserade rastaktiviteter under skoldagen.



ARBETSUPPGIFTER
Du arbetar med att fungera som ett stöd för rektor i ekonomisk uppföljning, bistå med underlag av elevresultat, stöd till personal när det gäller att registrera avvikelser i arbetstiden mm. Du är även skolans kontaktperson för vårdnadshavare vid rapportering av sjukfrånvaro etc.

Du kommer att arbeta både på Ekenässkolan och Fågelsta skola.

KVALIFIKATIONER
Du som söker ska ha eftergymnasial utbildning som arbetsgivaren bedömer lämplig för tjänsten, gärna med administrativ inriktning. Vi ser gärna sökanden med erfarenhet av ekonomi och statistik. Du har god kompetens när det gäller administrativa system och kalkylprogram etc. Du är en person som gärna skapar mervärde i din roll genom att ta egna initiativ att underlätta för rektor och lärare. Du är inte rädd för att lära dig nya uppgifter.

ÖVRIGT
Tillsättning sker under förutsättning av vederbörliga beslut.

Notera vikten av att du söker tjänsten digitalt via www.offentligajobb.se

Vi undanber oss all extern rekryterings- och annonseringshjälp i samband med denna annons. Visa mindre